「假設稽核今天走進來」：一個財務主管做系統的起點

做內部系統的真相是：真正難的，常常不是讓它跑起來，而是讓它經得起別人來問。

01 / 現場紀錄起點｜月底對帳，核對的不是車輛，是責任

達美智創所屬集團的財務部門，管理著分散在各區的 38 台公務車。每到月底，行政人員要打開好幾份分區試算表，一格一格比對取車、還車、里程與備註；只要有一格對不上，就得回頭問人、查紙本。

財務主管在做系統之前，先問了自己一個問題：

「假設稽核今天走進來，問我上個月那台車去了哪裡、是誰簽的核准、如果現在壞了紀錄找得到嗎，我答得出來嗎？」

答案是：答不出來。

這位主管發現，這不只是效率問題，而是責任問題。

這位主管後來做的公務車管理看板，是把各區車輛的使用、里程、保養與驗車狀況集中在同一個畫面，並分層設定權限的內部系統。

報告裡把這些風險寫得很具體：車輛使用、里程與保養狀況分散在各表，主管無法即時掌握全區風險；月底里程若缺系統來源，行政仍需人工補登；核對邏輯與眉角留在個人經驗裡，人一離職，規則就沒人知道。每一格空白的核對紀錄，都是稽核時說不清楚的錢與責任。

02 / 現場紀錄挫折 1｜不能讓原本的借還車系統停下來

公務車的借還車，早已有一套大家在用的掃碼系統。如果為了做管理看板而改動它，同仁每天借車都會受影響。

轉機：這位主管決定不碰原本的系統。管理看板另外做一套、另外維護，只讀取必要的資料；用車的同仁完全不用改變習慣。

03 / 現場紀錄挫折 2｜一次誤觸，就可能毀掉一整份公式

中央主檔的欄位彼此牽動，只要有人誤觸整列寫回，公式就會被破壞。加上各區行政只該看到自己負責的車，權限也要分清楚。

轉機：這位主管把「誰能看、誰能改、能看哪些區域」拆成三層分開設定。核心欄位與公式欄位改成唯讀；而且畫面上的隱藏與灰階只是體驗，系統每次存檔都會再檢查一次權限。系統通過 14 項測試才上線，並保留退版機制，新功能出問題也不會中斷日常作業。

04 / 現場紀錄體悟｜不急著說省了多少，先準備好被檢驗

系統上線後，財務主管沒有急著宣布「省了多少時間」。成果報告裡寫的是：目前還沒有累積正式上線前後的量化基準，所以不宜宣稱節省多少；接下來每月追蹤登入成功率、儲存成功率、核對待辦量、里程缺漏車輛數與提醒處理率。

這位主管說，這份報告最想傳達的是：

「下一次有人問『這台車上個月去了哪裡、是誰核准的』，答案不再需要翻紙本。」 ——集團財務部門主管

系統也把每一步留下紀錄：月底里程會保存填寫人、工號、時間與備註，遇到爭議時有據可查；超標、保養與驗車到期的車輛，會整列紅字提醒，不必等到出事才發現。

系統做完了，治理才剛開始。而對主管來說，最大的改變是：從「靠人記得住」，變成「隨時答得出來」。