「這跟我有什麼關係？」一位行政同仁的 AI 覺醒

01 / 現場紀錄起點：行政工作，AI 能做什麼？

跟業務溝通、打單、開發票、處理文件，大部分行政工作不是都要靠人嗎？

這是集團行政部門一位同仁，剛接觸 AI 時最真實的反應。「AI」這個詞，感覺離她的工作很遠。

02 / 現場紀錄第一次接觸：原來可以把腦袋備份

她發現，自己就是部門裡那個「什麼規定都知道、新人什麼都來問」的人。她不在，大家就不知道怎麼辦。

於是她把散落各處的 SOP 和規定文件整理起來，放進 AI 知識庫，讓同仁可以直接問 AI。AI 知識庫，是把公司的規定、SOP 與常見問答整理後交給 AI，讓 AI 依這些文件回答問題的工具。

03 / 現場紀錄挫折：答案東說一點、西說一點

第一次做出來的知識庫，答非所問。她一度以為是 AI 太笨。

後來才發現，問題是資料太亂：格式不一致、邏輯不清楚、內容有缺漏。AI 只能用你給它的東西。 這次踩坑，反而讓她順便整理出一份真正可靠、可以傳承的知識資產。

她的做法是：整理文件，建立 AI 知識庫，用真實問題測試，再持續更新。她在過程中學到最重要的一句話是：「AI 的能力上限，取決於你給它的資料品質。」整理資料本身，就是一種競爭力。

04 / 現場紀錄轉機：告別手工 key in

接著她處理最讓人疲憊的工作：贈品申請單。從 2018 到 2025 年，累計 22,236 筆，每一筆都是行政手工輸入的。

原本的流程是紙本申請：業務手填、送到行政、逐筆登打、人工核對，處理一筆要 20 分鐘。支數填錯，常常到最後才發現，還要來回溝通。

改成線上填寫、送出前自動檢查、自動彙整之後，行政處理一筆申請從 20 分鐘降到 2 分鐘，業務填單也從 18 分鐘降到 3 分鐘。以每月約 30 筆申請估算，每個月可以省下 8～10 小時，人只負責最後確認。

這個改造最關鍵的一步，是「送出前就檢查」：系統自動檢查必填欄位和方案規則，錯誤在最前面被擋下來，資料直接寫進彙整表，後面所有人都輕鬆。省下來的時間，拿去做真正需要判斷的事。

05 / 現場紀錄升級：從自己用，到幫整個公司用

她又做了品號查詢助手：6,839 筆品號、7 大品牌，業務想查品號，不用再等行政或採購半天，問 AI 30 秒就有答案。合約到期提醒也改成自動通知，不再靠人記。

06 / 現場紀錄體悟

「以前我最怕的工作，是那些重複到讓你懷疑人生的事情。現在那些事情 AI 做，我做的是判斷、是溝通、是設計更好的流程。我還是行政，但我做的事情不一樣了。」 ——集團行政部門同仁

她後來也拿到了部門的「行政小百科獎」。工作的本質沒有變，工作的方式已經不同。

如果你是主管，想幫團隊備份腦袋，第一步不用太大：請團隊列出部門裡最常被問的 10 個問題，把答案整理成一份文件。這份文件，就是公司知識庫的第一頁。

你們部門最依賴誰的腦袋？