讓 AI 當校對員，決定權留給主管

先別急著決定「要不要讓 AI 審文件」。

先想清楚：你希望 AI 在流程裡的哪一個位置？

文件管制，是公司制度文件從起草、審核、發布到更新的管理流程，目的是讓每一份文件都有人負責、版本清楚。

01 / 現場紀錄AI 不該當決策者，也不該被閒置

談到 AI 審文件，常見兩種極端：一種是「讓 AI 全自動審核就好」，另一種是「AI 會出錯，所以不能用」。

我們的看法比較中立：AI 很適合當校對員，幫忙找出格式、完整性與邏輯上的問題；但核准或退回，應該留給主管。

02 / 現場紀錄放錯位置，兩種極端都會出問題

• 全交給 AI：文件內容錯了沒人負責，出事時說不清是誰核准的。
• 完全不用 AI：主管每份文件都要從頭讀，退回修正來回好幾次，真正該看的重點反而被淹沒。

03 / 現場紀錄文件流程裡，責任與檢查常常混在一起

如果文件流程是「起草人寫、主管看」，主管就同時要當校對員和決策者，時間一緊，就只能快速翻過。

04 / 現場紀錄集團行政部門的六步驟

達美智創所屬集團行政部門，把文件管制拆成六個步驟、五種角色：

• 起草人：提出申請，系統自動產生含六個標準章節的草稿。
• AI 內容檢查：讀取草稿，依公司格式與流程完整性檢查。
• 校對人：處理 AI 無法判斷的例外。
• 審核主管：參考 AI 檢查紀錄，決定核准或退回。
• 管理部承辦人：正式編碼、確認用印並發布。

在一個示範案例裡，AI 連續兩輪回報「需要修正」：第一輪抓出目的段落殘留測試字樣、相關文件沒列出附件；第二輪抓出目錄還留著編輯提示，並建議補上追蹤提醒的動作。修正後才轉為「檢查通過」，送主管審核。每一輪紀錄都會留底，主管可以直接參考。

主管審核時，畫面左邊選好案件，右邊就會列出完整的 AI 檢查紀錄，包含每一輪「需要修正」的內容。主管可以先看 AI 抓出了哪些問題，再決定「核准，送管理部發布」或「退回修正」，並填上姓名與意見，這個決定和修改建議也會一併記錄下來。至於 AI 判斷不了的例外，交給校對人處理；校對人再決定送交主管審核，或退回起草人修正。

另外，主管在系統首頁就能看到待主管審核、待管理部發布、退回修正與閱讀確認率四個指標，不用另外打開文件管制中心，也能掌握哪些文件還卡著。

管理部承辦人辦完正式編碼、確認用印後，系統會自動編列正式文件編號與版次；如果是既有文件的修訂案，舊版資料也會自動移入文件版本紀錄。

發布後，系統會自動建立閱讀確認名單，在截止日前三天、前一天與當天提醒尚未確認的人。同一版次只能建立一次名單，內容要改就另提修訂申請。

05 / 現場紀錄第一個行動｜先決定 AI 只負責「找問題」

如果你的公司想讓 AI 協助文件審查，第一步不是選工具，而是先寫下：AI 只負責找出哪幾類問題？哪些決定一定要由人做？這兩條線畫清楚，AI 才放得進流程。